Unterlagen für den Hausverkauf

Die Verkaufsakte mit einer Bestandsliste beginnen

Legen Sie für jedes Dokument vier Angaben an: vorhanden oder fehlend, Ausstellungsdatum, passende Immobilie beziehungsweise Flurstücke und noch zu klärende Frage. Eine Datei kann vorhanden und trotzdem unbrauchbar sein, etwa wenn der Grundriss den späteren Anbau nicht enthält. Bewahren Sie ältere Fassungen als Hausgeschichte auf, kennzeichnen Sie aber, welche Fassung Sie aktuell verwenden.

Für ein gewöhnliches Hausgrundstück ist diese Arbeitsliste ein sinnvoller Ausgangspunkt:

• Eigentum und Grundstück: Grundbuchauszug, Flurkarte und Angaben zu allen mitverkauften Flurstücken.
• Gebäude und genehmigte Nutzung: Baugenehmigungen, zugehörige Pläne, spätere Änderungen und gegebenenfalls Nutzungsänderungen.
• Fläche: nachvollziehbare Wohnflächenberechnung, aktueller Grundriss und getrennte Angaben zu Nutzflächen.
• Energie und Technik: passender gültiger Energieausweis, Modernisierungsrechnungen, Wartungsunterlagen und bekannte Aufgaben.
• Besonderheiten: erforderliche Auskünfte zu Baulasten oder Bodenhinweisen sowie Unterlagen etwa zu Vermietung, Denkmalschutz oder Wohnungseigentum.

Die Liste ist eine Beschaffungshilfe, kein allgemeiner gesetzlicher Pflichtkatalog. Ein vermietetes Mehrfamilienhaus wirft andere Fragen auf als ein selbst genutztes Reihenhaus. Bitten Sie einen beteiligten Makler, die finanzierende Bank oder das Notariat jeweils um die Unterlagenanforderungen für den tatsächlichen nächsten Schritt. Damit vermeiden Sie, dieselbe Akte mehrfach nach unterschiedlichen Vermutungen aufzubauen.

Grundbuch und Flurkarte am richtigen Ort anfordern

Das Grundbuch zeigt Eigentum, eingetragene Rechte und Grundpfandrechte. Einen Grundbuchausdruck können Sie nach den Informationen des Amtsgerichts Dortmund schriftlich, per Fax oder persönlich beim Grundbuchamt beantragen. Nutzen Sie das amtliche Antragsformular und weisen Sie Ihr berechtigtes Interesse nach. Alternativ kann ein Notariat den Ausdruck beschaffen.

Klären Sie vorher, ob ein einfacher oder amtlicher Ausdruck benötigt wird und welchen aktuellen Stand der Empfänger erwartet. Es gibt keine für alle Käufer und Banken identische Altersgrenze, die dieser Ratgeber festlegen könnte. Bei mehreren Flurstücken oder einem zusätzlich mitverkauften Garagengrundstück sollten Sie die vollständige Zuordnung prüfen. Ein eingetragenes Grundpfandrecht ist außerdem keine Auskunft über die aktuelle Restschuld Ihres Kredits.

Die Grundstücksgeometrie gehört dagegen zum Kataster. Flurkarte beziehungsweise Stadtgrundkarte erhalten Sie beim Dortmunder Vermessungs- und Katasteramt: schriftlich, persönlich oder über den auf der Serviceseite verlinkten Onlineweg. Prüfen Sie, dass Haus, Garten, Zufahrt und weitere Verkaufsflächen erfasst sind. Ein Zaunverlauf auf einem Foto ersetzt die amtliche Flurstücksdarstellung nicht.

Fehlende Bauunterlagen im Dortmunder Archiv beschaffen

Wenn Genehmigungen oder Pläne fehlen, bietet das Bauaktenarchiv der Stadt Dortmund kostenpflichtige Einsicht und Kopien an. Für den Antrag verwenden Sie die dort bereitgestellten Formulare. Eigentümer legitimieren sich beispielsweise mit aktuellem Grundbuchauszug, Kaufvertrag oder Grundsteuerbescheid. Eine bevollmächtigte Person benötigt zusätzlich die schriftliche Einverständniserklärung oder Vollmacht des Eigentümers.

Nennen Sie die genaue Adresse und erläutern Sie, welche Unterlagen Sie suchen: etwa ursprüngliche Genehmigung und genehmigte Grundrisse, Unterlagen zum Anbau oder zu einer späteren Nutzungsänderung. So lässt sich die Suche auf die Fragen Ihres Hauses ausrichten. Stimmen Sie ab, in welcher Form Einsicht oder Kopien möglich sind und welche Gebühren entstehen.

Für Archivakten ist eine vorherige Terminabsprache erforderlich. Papierakten werden laut Stadt aus einem externen Lager bestellt. Am 7. Oktober 2026 weist das Archiv außerdem auf längere Bearbeitung bei Digitalisaten mikroverfilmter Unterlagen und eingeschränkte Einsicht vor Ort hin. Beginnen Sie deshalb früh; eine kurzfristige vollständige Digitalisierung der Hausakte sollten Sie Käufern nicht zusagen.

Vergleichen Sie erhaltene Genehmigungen und Pläne mit dem heutigen Bestand. Ein auffindbarer Plan beweist noch nicht, dass jeder später ausgeführte Umbau damit abgedeckt ist. Umgekehrt bedeutet eine Lücke im eigenen Ordner nicht automatisch, dass ein Raum ungenehmigt ist. Klären Sie Widersprüche mit der Bauaufsicht und geeigneten Fachleuten, bevor Sie ausgebautes Dach, Wintergarten oder zusätzliche Wohnung als gesichert genehmigt anbieten.

Flächenangaben und Energieausweis abgleichen

Notieren Sie, aus welcher Berechnung Ihre Wohnflächenzahl stammt und nach welcher Methode sie ermittelt wurde. Stimmen Räume, Dachschrägen, Außenflächen und spätere Umbauten mit dem aktuellen Grundriss überein? Ein altes Exposé ist dafür nur ein Hinweis. Fehlt eine nachvollziehbare Berechnung oder widersprechen sich die Unterlagen, kann ein fachliches Aufmaß mit passender Berechnung den nächsten Schritt bilden.

Wohnfläche, Nutzfläche und Grundstücksfläche beantworten verschiedene Käuferfragen. Eine wohnlich eingerichtete Kellerfläche wird durch ihre Möblierung nicht automatisch zu Wohnfläche. Sie kann trotzdem einen eigenen Nutzen haben und sollte entsprechend benannt werden. Die Rechenregeln und sinnvollen Anlässe für ein Aufmaß behandelt der eigene Ratgeber zur Wohnflächenprüfung.

Beim Energieausweis kontrollieren Sie Gebäudezuordnung, Ausstellungsdatum und Ausweisart. Nach § 79 Gebäudemodernisierungsgesetz gilt er grundsätzlich zehn Jahre; bestimmte Änderungen können einen neuen Ausweis erforderlich machen. Für einen Verkauf ist grundsätzlich ein Ausweis auszustellen, wenn kein gültiger vorliegt. Welche Ausweisart und Ausnahmen passen, gehört objektbezogen geprüft – insbesondere bei alten kleinen Wohngebäuden oder einem Baudenkmal.

Wo die Vorlagepflicht gilt, verlangt § 80 die Vorlage spätestens bei der Besichtigung und die Übergabe unverzüglich nach Abschluss des Kaufvertrags. Liegt bei einer kommerziellen Anzeige bereits ein Ausweis vor, regelt § 87 die Energieangaben. Halten Sie die vollständige Kopie bereit und übernehmen Sie Werte korrekt; eine Modernisierungsrechnung ersetzt den Ausweis nicht. Weitere Einordnung finden Sie im Energieausweis-Ratgeber.

Grundstücksfragen mit eigenen Auskünften ergänzen

Das Grundbuch erledigt die Prüfung von Baulasten und Bodenhinweisen nicht. Für den bestehenden Baulastenstand ist in Dortmund das Vermessungs- und Katasteramt der Auskunftsweg. Bei einer Eintragung gehören Erklärung und Lageplan zur Auswertung. Bei Altlastenhinweisen führt der Weg zur Unteren Bodenschutzbehörde; der Antrag benötigt Grundstücksangaben und Eigentumsnachweis oder Vollmacht.

Prüfen Sie, welche offenen Eigenschaften Ihres Hauses solche Auskünfte besonders relevant machen: eine Zufahrt über Nachbargrund, ein geplanter Anbau, eine frühere Werkstatt oder ein vorhandenes Bodengutachten. Eine Auskunft über das richtige Flurstück ist hilfreicher als eine allgemeine Behauptung über den Stadtteil. Wie Sie Registerstand, Verdacht und tatsächlichen Befund unterscheiden, erklärt der Beitrag zu Baulasten und Altlasten.

Halten Sie vorhandene Auskünfte samt Anlagen und Datum in der Akte. Markieren Sie, ob eine weitere fachliche Klärung aussteht. Ein BORIS-Auszug ergänzt die Wertorientierung, ersetzt aber keine Bauakte, Genehmigung oder Grundstücksauskunft.

Modernisierungen und besondere Objektarten dokumentieren

Erstellen Sie eine kurze Hauschronik: Welche Arbeiten wurden wann ausgeführt, welche Rechnung belegt den Umfang und was ist weiterhin offen? Ordnen Sie beispielsweise Dach, Fenster, Heizung und Leitungen getrennt. „Heizung erneuert“ sollte nachvollziehbar machen, welche Anlage gemeint ist; eine Wartung ist keine Erneuerung. Bewahren Sie Rechnungen, Wartungen und vorhandene Gewährleistungsunterlagen zusammen auf.

Bekannte Schäden und ungeklärte Auffälligkeiten gehören auf eine eigene Fragenliste. Fotos, vorhandene Berichte und der bisherige Umgang damit helfen dem weiteren Gespräch. Ein altes Gutachten bleibt mit seinem Datum und damaligen Untersuchungsumfang gekennzeichnet; es darf nicht als aktuelle Prüfung des gesamten Hauses erscheinen.

Bei einer vermieteten Immobilie ergänzen Sie die für den Verkauf benötigten Miet- und Abrechnungsunterlagen. Bei einem Haus in Wohnungseigentum können Teilungserklärung, Aufteilungsplan und Gemeinschaftsunterlagen relevant sein; der Wohnungsverkaufs-Ratgeber behandelt diesen eigenen Entscheidungsweg. Bei Denkmalschutz gehören Eintragung und vorhandene Erlaubnisse zu den wichtigen Nachweisen. Nutzen Sie diese Ergänzungen für Ihr konkretes Objekt, statt Unterlagen einer anderen Objektart ungeprüft zu übernehmen.

Käufermappe, Finanzierungsunterlagen und Originale ordnen

Benennen Sie Dateien so, dass Thema, Objekt und Datum erkennbar sind. Legen Sie eine kurze Übersicht dazu: Welche Dokumente liegen vor, welche sind angefordert, wo gibt es einen Widerspruch? Eine vollständige mehrseitige Genehmigung ist nützlicher als die einzelne Seite mit einem Stempel. Sichern Sie Originale und führen Sie Arbeitskopien getrennt.

Für die erste Orientierung reichen oft Grundriss, nachvollziehbare Flächenangaben, Energiestandard und die wichtigen bekannten Eigenschaften. Bei konkretem Interesse folgen die für Prüfung und Finanzierung angeforderten Unterlagen. Klären Sie mit dem jeweiligen Empfänger, was benötigt wird; die Verkaufsakte ist kein öffentliches Downloadarchiv für sämtliche persönlichen Daten.

Prüfen Sie jede Weitergabe auf unnötige Konto-, Steuer- oder Mieterdaten. Wo Schwärzungen sinnvoll sind, bleibt das ungekürzte Original geschützt erhalten. Schwärzen Sie keine für die Sachprüfung entscheidenden Rechte, Auflagen oder Befunde. Für Notariat, Bank und Käufer können unterschiedliche Unterlagensätze erforderlich sein. Den weiteren Ablauf behandelt unser Ratgeber zu Kaufvertrag und Übergabe.

Mit einer klaren Lückenliste in den Verkauf starten

Beginnen Sie mit drei Entscheidungen: Welche Angaben sind bereits belastbar? Welche fehlenden Unterlagen müssen Sie bei Amt, Archiv oder Fachleuten beschaffen? Welche Aussage zum Haus bleibt bis zur Klärung offen? So investieren Sie Vorbereitungszeit in die Fragen, die für Ihr Angebot tatsächlich zählen.

Für die erste Kontaktaufnahme brauchen Sie keine perfekte Akte. Wenn Sie Ihr Dortmunder Haus verkaufen möchten, können Sie eine kostenlose persönliche Einschätzung anfragen. Ihre Anfrage geht an einen passenden Partnermakler. Halten Sie vorhandene Unterlagen und die Lückenliste für das weitere Gespräch bereit. Möchten Sie zunächst Ihren Anlass schildern, steht Ihnen der Objektkompass zur Verfügung. Eine Anfrage ersetzt keine amtlichen Auskünfte oder fachliche Prüfung der Dokumente.